“De 5 frustraties van teamwork”: hoe maak jij je team nog sterker?

Ahhhh, organisatiepolitiek. Wie herkent het niet? Het leiden van een team brengt vaak uitdagingen met zich mee. Onderlinge strijd, machtspelletjes, gebrek aan verantwoording, lakse houdingen, you name it. Maar wees gerust; deze taferelen zijn niet uniek. Patrick Lencioni schreef er een boek over, dat inmiddels is uitgegroeid tot een bestseller en is vertaald naar meer dan 30 talen. Vandaag neem ik jullie mee door zijn onderzoek en conclusies.

Zijn boek “The Five Dysfunctions of a Team” werd voor het eerst uitgebracht in 2002. Het beschrijft Lencioni’s zoektocht naar de basisoorzaken van organisatiepolitiek en falende team. Als kapstok gebruik hij vijf fundamentele disfuncties waar teams vaak mee worstelen.

5 hamvragen

Lencioni heeft een rijke ervaring in het observeren en coachen van teams. Vele CEO’s en “Fortune 500”-managementteams heeft hij geholpen, waardoor hij zeer duidelijke patronen in gedragingen herkenden. Specifieke gedragingen veroorzaakten daarbij de grootste disrupties. Aan de hand van de volgende vijf vragen adviseert hij om jouw eigen team te analyseren:

  1. Maken jouw teamleden openlijk en gemakkelijk hun mening bekend?
  2. Zijn jouw teamvergaderingen boeiend en productief?
  3. Komt jouw team snel tot beslissingen en verzandt het niet in haar zoektocht tot consensus?
  4. Spreken jouw teamleden elkaar aan over hun tekortkomingen?
  5. Offeren jouw teamleden hun eigen belangen op voor het welzijn van het team?

Als je alle vijf de vragen met “ja” kunt beantwoorden, dan stop nu met lezen. Je bent geslaagd, en maakt onderdeel uit van een “dreamteam”. Heb je één of meer vragen beantwoord met “nee”? Dan is er werk aan te winkel. 

De 5 disfuncties

Waarom zijn teams eigenlijk disfunctioneel? Het antwoord is eenvoudig: ieder team is samengesteld uit individuen met verschillende interesses, normen, waarden, kwaliteiten en gebreken. Lencioni’s model verklaart waarom de dynamiek tussen deze verschillende individuen zo belangrijk is. Volgens hem zijn er vijf frustraties waar teams vaak mee worstelen en daarmee verwarring, misverstanden of een negatief moreel kunnen veroorzaken. Ik begin onderaan de piramide (bij het meest essentiële niveau) en licht vervolgens ieder niveau toe.

1. Gebrek aan vertrouwen

Aan de voet van de piramide staat het gebrek aan vertrouwen. Diens oorzaak ligt in het feit dat teamleden niet in staat zijn om kwetsbaar en open naar elkaar te zijn. Ze zijn niet bereid hun fouten, zwakheden of behoefte aan hulp toe te geven. Zonder een bepaald comfortniveau onder teamleden is een basis van vertrouwen niet mogelijk. In de praktijk leidt dit tot een enorme verspilling van tijd en energie, aangezien teamleden terugvallen in defensief gedrag.

Hoe herken je een team waar het onderlinge vertrouwen ontbreekt? 

  • Zwakheden worden voor elkaar verborgen;
  • Conclusies worden te snel getrokken over intenties en neigingen van anderen;
  • Er heerst een afkeer hebben voor teamvergaderingen of gelegenheden waar men als team optreedt;
  • Men gunt elkaar niet het voordeel van de twijfel;

Hoe bevorder je het onderlinge vertrouwen?

Neem de leiding in dit veranderproces. Als jij goed gedrag vertoond, zullen anderen volgen. Laat je teamleden beter met elkaar kennismaken. Plan een meeting en laat iedereen wat over zichzelf vertellen. Door het delen van onschuldige informatie krijgen teamleden al snel een persoonlijkere band met elkaar. Dit bevordert de empathie en het wederzijdse begrip. Het kan de eerste stap zijn naar een beter onderling vertrouwen. Stel je kwetsbaar op: benoem je eigen zwakheden en beperkingen en wees de eerste die fouten toegeeft. Langzaam maar zeker zullen dit soort gewoonten cultuur worden.

2. Angst voor conflicten

Teams die geen vertrouwen hebben, zijn niet in staat om ongefilterd, gepassioneerd te debatteren over belangrijke kwesties. Hierdoor ontstaan situaties waarin teamconflicten gemakkelijk veranderen in verhulde discussies en waar “backchannel” gedrag ontstaat. Een zogenoemde “kunstmatige harmonie”. In een werkomgeving waar teamleden niet openlijk hun mening geven wordt kostbare tijd verspild.

Hoe herken je een team dat bang is voor interne conflicten?

  • Dit soort teams hebben vervelende vergaderingen;
  • Leden deinzen weg voor het bespreken van kritieke of controversiële onderwerpen;
  • Veel tijd en energie wordt verspild met het ophouden van de schijn;
  • Echte problemen worden niet opgelost.

Hoe voorkom je deze angst?

Definieer hoe een gezond conflict eruit ziet door gezonde voorbeelden te prijzen of corrigerende feedback te geven als het conflict neigt naar ongezond. Zodra teamleden met elkaar “in conflict gaan” stel je dan als teamleider terughoudend op. Herken het wanneer iemand zich ongemakkelijk begint te voelen bij het ontstaan van een conflict. Herinner hem/haar eraan dat het conflict noodzakelijk is om door te groeien. Moedig het dus aan.

Oplossingen moeten de kans krijgen op een natuurlijke wijze te ontstaan. Indien het allemaal niet van de grond komt kun je ook de volgende proef op de som nemen: open een meeting met een slecht idee om te zien of iedereen ermee instemt (en dus een conflict vermijdt). Dit kun je gebruiken om vervolgens een ​​gezonde discussie op gang te brengen.

3. Gebrek aan toewijding

Zonder conflicten is het moeilijk voor teamleden om zich te committeren en zich in te zetten voor bepaalde doelen. Gebrek aan richting en toewijding kan werknemers, met name high potentials, ontevreden maken.

Hoe herken je een team dat niet genoeg toewijding heeft?

  • Er geldt een continue onduidelijkheid binnen het team over de richting en de prioriteiten;
  • Keer op keer wordt er teruggekomen op discussies en beslissingen;
  • Kritiek op anderen wordt vooral achteraf geuit;
  • Er wordt vol aarzeling gehandeld en van richting veranderd.

Hoe creëer je toewijding?

Duidelijkheid en afsluiting zijn van het grootste belang om deze disfunctie te overwinnen en naar het volgende niveau te gaan. Bepaal daarom duidelijke deadlines. Simpel (maar efficiënt) is om aan het einde van een meeting de besluitenlijst te tonen en door te nemen. Het team krijgt zo nog een keer zwart op wit te zien waartoe besloten is en waarvoor hun betrokkenheid wordt verwacht. Het voorkomt ook onduidelijkheid over het genomen besluit. Bepaal samen wat wel en niet aan ander personeel wordt gecommuniceerd. Stel een noodplanning op. Dit zijn allemaal tools die ervoor zorgen dat jouw team zijn angsten overwint en iedereen zich kan committeren.

4. Het vermijden van verantwoording

Het gevolg van teams die zich niet committeren aan een duidelijk actieplan is groter dan je verwacht. Je zult merken dat dit naar loop van tijd zelfs de meest gefocuste en gedreven teamleden zal beïnvloeden. Waar deze kartrekkers voorheen anderen wezen op hun acties en gedragingen, zal dit bij een algeheel gebrek aan verantwoording op termijn ook verdwijnen.

Hoe herken je een team dat verantwoordelijkheden mijdt?

  • Middelmatigheid wordt aangemoedigd;
  • Deadlines en belangrijke afspraken worden met regelmaat gemist;
  • De teamleider wordt onnodig belast, aangezien hij/zij de enige bron van discipline is;
  • Potentiele problemen worden niet (of te laat) gesignaleerd.

Hoe stimuleer je verantwoordelijkheid?

Als teamleider dien je het team te wijzen op een gemeenschappelijke teamverantwoordelijkheid. Publiceer daarbij intern (of zelfs extern als het onderwerp dit toelaat) je doelstellingen en maatstaven waarop iedereen kan worden aangesproken. Biedt daarbij beloningen voor prestaties van het hele team aan, in plaats van aan individuele leden. Dit laatste zal teamleden aanmoedigen anderen aan te spreken wanneer zij niet hun taken oppakken.

Realiseer je wel, als teams al de eerste 3 niveaus beheersen, dan hebben ze reeds vertrouwen en toewijding en durven ze conflicten aan te gaan. Dit stelt teamleden sneller in staat om moeilijke problemen aan te pakken en om elkaar hierbij verantwoordelijk te houden.

5. Onoplettendheid voor resultaten

Mensen hebben van nature de neiging om hun eigen behoeften (denk aan ego, loopbaanontwikkeling en erkenning) boven de collectieve doelen van het team te stellen. Dit gebeurt met name wanneer individuen niet verantwoordelijk worden gehouden. Als een team de noodzaak van prestatie uit het oog heeft verloren, lijdt het bedrijf er uiteindelijk onder. Een team kan alleen resultaatgericht worden als alle teamleden de resultaten van het team op de eerste plaats zetten.

Hoe herken je een team waarbij resultaten niet op de eerste plaats komen?

  • Dit soort teams stagneren doorgaans en slagen er niet in om te ontwikkelen;
  • Prestatiegerichte teamleden haken af;
  • Er wordt snel afgeweken door afleiding.

Hoe stel je collectieve doelen centraal?

Een teamleider moet het voortouw nemen in het centraal stellen van de beoogde resultaten. Zodra teamleden merken dat hun leider iets anders meer waardeert dan resultaten, zullen de groepsleden dit overnemen. Een bewezen tip is om resultaten publiekelijk te maken. Teams die bereid zijn zich publiekelijk vast te leggen op bepaalde doelstellingen, werken waarschijnlijk hartstochtelijk aan het bereiken van resultaten.

Het effect van een dreamteam

High performance teams hebben een solide basis van vertrouwen, gezonde conflicten, toewijding en teamverantwoordelijkheid. Dit soort teams worden binnen het bedrijf veelal erkend voor hun prestaties via lof of beloningen. Hierdoor wordt het voor teamleden vaak gemakkelijker om eigen behoeften opzij te zetten in het belang van het team. Met deze kwaliteiten kunnen teams toppresteerders behouden, kunnen mislukkingen veerkrachtig worden aangepakt en kan de focus behouden blijven.

Ik wens je veel succes met het doorgronden, bespreken en aanpakken van de uitdagingen in jouw team!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *