Multitasken werkt niet. Maar wat wel?

Het gaat je voor de wind op je werk. Je draait 5 projecten in parallel en je bent een bron van kennis voor velen. Je mailbox lijkt steeds meer op een Facebook tijdlijn; vol reclame, pietluttigheden en op zijn tijd een belangrijk onderwerp. Vergaderingen wisselen zich in rap tempo af. Je gebruikt ze dan ook vooral om e-mails weg te werken en even te checken met het thuisfront. Aan het einde van de dag kijk je terug op een waardeloze dag, waarin amper werk verzet is. Welkom in het leven van een multitasker.

Tegenwoordig zijn we gewend (en ook wel trots) om vijf ballen tegelijk hoog te houden. We wisselen taken in rap tempo af en liegen onszelf voor dat we effectief werken. In de praktijk worden we vaak overweldigd door de hoeveelheid werk die te wachten staat, vooral als het gaat om vergaderingen en e-mails. Multitasking als overlevingsstrategie is een veel voorkomende standaard geworden. Vele wetenschappelijke onderzoeken tonen aan dat multitasking lariekoek is. Het is geen effectieve wijze van werken, integendeel: het is zelfs schadelijk voor onze gezondheid. Maar wat is het alternatief? 

De misvatting van multitasking

Veel mensen geloven dat multitasking de kunst is om aan twee dingen tegelijk te werken. Maar niets is minder waar, multitasking is een mythe. Het bestaat gewoon niet. Het menselijk brein is immers niet “bedraad” om op deze wijze te werken. Het is ook niet zo dat vrouwen beter zijn in multitasken, of dat vooral jongeren hier in excelleren. Ons brein is ooit ontworpen zodat het zich maar aan één cognitieve (met het denkproces gerelateerde) taak kan verbinden. Wat wordt gezien als “multitasking” is simpelweg dat de hersenen van de ene taak naar de andere overschakelen.

Terwijl we “multitasken”, schakelen we in realiteit waarschijnlijk tussen vele hapklare taken. Het checken van e-mail, het updaten van sociale media, het plannen van de lunch en alle andere gemakkelijke beslissingen zijn hier typische voorbeelden van. Eén groot nadelig effect is de afgifte van dopamine tijdens multitasken. Dit hormoon is de beloning van de hersenen voor een goed stuk werk. En het wil meer. Daarom voelt multitasking zo goed.

Waarom multitasken niet werkt

Er zijn verschillende redenen waarom multitasken niet bepaald goed is voor onze productiviteit, of zelfs voor ons fysieke welzijn.

1. Multitasking maakt ons gestrest en uitgeput

Het wisselen van gedachten is uitputtend. Dit komt grotendeels doordat de productie van cortisol wordt gestimuleerd. Cortisol staat ook wel bekend als het “stresshormoon”. Dit hormoon blijft langere tijd in het lichaam hangen, met als gevolg dat onze hersenen hiervan vermoeid raken. Dus behalve dat je “stress aanmaakt” kun je door vermoeidheid ook nog eens minder goed met stress omgaan.

2. Multitasking is niet productiever

Een studie in de “Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance” geeft aan dat multitasken minder efficiënt is omdat het extra tijd kost om te schakelen tussen taken. Als je eenmaal hebt besloten om van taak te veranderen, beginnen je hersenen met het activeren van regels. Dit vereist dat je brein de cognitieve regels van de oude taak uitschakelt en nieuwe regels voor de volgende. De tijd die de hersenen nodig hebben om processen en cognitieve regels volledig om te schakelen, kost tijd en leidt tot inefficiëntie.

3. Multitasking is slecht voor de hersenen

Uit onderzoek van de University of London blijkt dat deelnemers die multitasken tijdens cognitieve taken, een IQ-score ervoeren die vergelijkbaar was met roken van marihuana of een hele nacht opblijven. Bij sommige multitaskende mannen was hun IQ met 15 punten gedaald, waardoor ze het gemiddelde IQ van een 8-jarig kind hadden. 

De Universiteit van Sussex heeft MRI-scans gemaakt van multitaskende personen. Dit onderzoek focuste zich op mediagebruik, waarbij de respondenten tijd doorbrachten op meerdere apparaten (bijvoorbeeld TV en telefoon). Hoge multitaskers bleken minder hersendichtheid in de “cortex cingularis anterior” te hebben. Dit gebied van de hersenen is verantwoordelijk voor empathie en cognitieve en emotionele controle.

De oplossing heet “monotasking”

Een beter alternatief voor multitasken is monotasken. Monotasking, ook wel single-tasking genoemd, is:

De gewoonte om jezelf aan een bepaalde taak te wijden en mogelijke onderbrekingen tot een minimum te beperken totdat de taak is voltooid of een aanzienlijke periode is verstreken. 

Een aantal redenen om vanaf vandaag te gaan monotasken:

1. Monotasking laat je aanwezig zijn

Monotasking kan je helpen om in elke situatie “100% aanwezig te zijn”. Of je nu een belangrijk project voltooid, een vergadering bijwoont of met vrienden een drankje doet. Hoe vaak ben je wel niet getuige van een avondje uit waar plots onze smartphones de aandacht domineren? Al waren alle vrienden samen, iedereen was ook ergens anders. Als je je in dit voorbeeld concentreert op jouw vrienden, dan kun je actief luisteren, waardoor je écht aanwezig bent en relaties kunt versterken.

2. Monotasking zorgt voor snellere taakvoltooiing

Volgens dit Huffington Post-artikel kun je door één ding tegelijk te doen het werk beter en sneller voltooien. Je kunt zelfs monotasking in verband brengen met “deep work”. Deep work is “in staat zijn om gedurende een langere periode zonder afleiding te presteren, zodat je jouw cognitieve vermogens tot het uiterste pusht”. Als je deep work beoefent, ben je per definitie een monotasker en concentreer je je op het project of evenement dat voor je ligt.

3. Monotasking verwacht prioritering voor tijd en energie

Laat ik het nog maar eens herhalen: onze hersenen zijn bedoeld om zich slechts op één taak tegelijk te concentreren. Je moet prioriteit geven aan je taken en tijd om effectiever te zijn. Je kunt tijd instellen voor “deep work” of een heleboel taken voor een vaste periode bewaren. Hiermee stel je je in staat om op één ding te kunnen concentreren zonder constant tussen taken te wisselen.

Je zult merken: als je deze methode beoefent dan ga je patronen ontdekken over wanneer je het meest en minst productief bent. Hiermee kun je jouw schema optimaliseren om jouw energie en tijd optimaal te benutten. Als je bijvoorbeeld weet dat jouw energie direct na de lunch zakt, kunt u die tijd gebruiken voor vergaderingen, telefoongesprekken of het afronden van simpele taken.

Begin met grenzen stellen

De enige manier waarop monotasking werkt, is als je goed wordt in het stellen van grenzen. Als je bijvoorbeeld collega’s gewend laat raken om binnen vijf minuten een e-mail van je te ontvangen, dan kun je je op geen enkele manier op één taak tegelijk concentreren. Tenzij jouw taak het beantwoorden van e-mails is uiteraard.

De impact van monotasking gaat veel verder dan de werkplek. Het is bruikbaar wanneer je uitgaat met vrienden, naar een voetbalwedstrijd van je zoontje kijkt of geniet van een welverdiend “me time” moment. Het is een veel gezonder en vriendelijker alternatief voor de “multitasking-norm”, waar de maatschappij aan gewend is geraakt. Het stelt ons in staat om “in het moment aanwezig te zijn” en ons bewust te zijn van de mensen en situaties om ons heen. Het helpt ons ons te concentreren en taken sneller uit te voeren, onze productiviteit te verbeteren en onze relaties te versterken.